A HISTÓRIA E TRANSFORMAÇÃO DO CARTÓRIO DO 3º OFÍCIO DE NOTAS DE SÃO LUÍS: DA TRADIÇÃO À DIGITALIZAÇÃO
O Cartório do 3º Ofício de Notas de São Luís, localizado no bairro do Calhau, é um marco na história cartorária do Maranhão, com suas raízes fincadas em 1950. Ao longo das décadas, este cartório não apenas registrou eventos importantes da vida das pessoas, mas também testemunhou e se adaptou às mudanças sociais, jurídicas e tecnológicas que moldaram o estado. Atualmente sob a liderança de Carolina Miranda da Mota Ferreira, o cartório vive uma nova era de inovação digital enquanto preserva sua rica herança histórica.
Carolina, com uma carreira que abrange mais de uma década como tabeliã, trouxe para o Cartório de São Luís uma bagagem vasta e diversa. Antes mesmo de ser tabeliã, atuou como policial rodoviária, mas os caminhos da vida lhe encaminharam para seu percurso que começou Mata Roma, uma pequena cidade com cerca de vinte mil habitantes, onde ela adquiriu suas primeiras experiências na profissão. Posteriormente, Carolina trabalhou em Chapadinha, uma cidade de porte médio, o que lhe proporcionou uma visão mais abrangente da realidade dos cartórios em diferentes contextos.
A chegada de Carolina Miranda ao Cartório do 3º Ofício de Notas, após ser aprovada em Concurso Público, se deu em um momento crucial. O cartório, fundado em 1950, tinha uma longa história de tabeliães, era aquela típica tradição de começar com o pai e passar para o filho. Agora o cartório, que segue para uma trajetória de setenta e cinco anos, acumulou uma vasta coleção de documentos históricos, oferecendo uma janela para o passado e refletindo as mudanças legislativas e sociais ao longo dos anos.
Entre os documentos antigos, alguns são particularmente fascinantes. Entre seus registros mais prestigiosos está o reconhecimento de firma com a assinatura de Juscelino Kubitschek, um ícone da história política brasileira. Além disso, o cartório continua a realizar atos cartorários considerados antiquados, como o testamento cerrado. Este tipo de testamento, onde o testador apresenta o documento fechado ao cartório para ser mantido em sigilo até sua abertura judicial após seu falecimento, exemplifica a preservação das tradições no serviço cartorário.
Para contextualizar, ainda em São Luís, outro cartório tem um aspecto notável da documentação e ação dos cartórios ao longo do tempo, como, por exemplo, os registros relacionados à escravidão. Uma situação no 3º ofício, é a história de uma escrava que comprou sua liberdade e ao falecer deixou recursos para que seus antigos escravos começassem uma nova vida. Esses documentos são testemunhos eloquentes das mudanças sociais e morais ao longo dos anos.
Com a chegada da tecnologia e a necessidade de adaptação durante a pandemia de Covid-19, o Cartório de São Luís passou por uma transformação significativa. A introdução de tecnologias digitais, como a videoconferência e o e-Notariado, possibilitou a realização de muitos serviços sem a necessidade de presença física. Essa mudança, que antes era uma demanda antiga, tornou-se uma realidade indispensável, destacando a capacidade do cartório de se adaptar rapidamente às novas necessidades e desafios.
Apesar da eficiência e das vantagens oferecidas pela digitalização, a tabeliã ainda valoriza o contato pessoal e o atendimento direto ao cliente. Ela aprecia o café e a interação pessoal com os clientes, um contraste com a crescente tendência de serviços digitais. No entanto, reconhece que a digitalização é o futuro e a próxima geração conhecerá o cartório de uma maneira completamente diferente.
Hoje, o Cartório do 3º Ofício de Notas enfrenta a realidade de lidar com aproximadamente 14 mil atos por mês, um volume considerável que reflete a demanda crescente. A equipe do cartório cresceu de 16 para 28 pessoas, um indicativo da expansão e da necessidade de um atendimento mais robusto e eficiente. Carolina e sua equipe têm se dedicado à formação contínua, realizando sessões de treinamento a cada dois ou três meses e organizando encontros anuais com especialistas para garantir que todos estejam atualizados com as mudanças e desafios do setor.
Os treinamentos incluem não apenas atualizações sobre a legislação e práticas cartorárias, mas também discussões sobre novas tecnologias e melhores práticas. A equipe participa de eventos anuais com peritos da Polícia Federal e da Polícia Civil, e também realiza atualizações técnicas com especialistas em documentoscopia e segurança documental.
Uma das inovações importantes no cartório é a realização de diligências, um serviço que facilita o atendimento a clientes mais idosos ou com mobilidade reduzida. Com um carro específico para essa finalidade, o cartório se empenha em oferecer um serviço mais acessível e inclusivo para todos os públicos. Além disso, o cartório enfrenta desafios clássicos, como a adaptação às novas tecnologias e a constante luta contra fraudes. Os golpistas estão sempre desenvolvendo novos esquemas, desde fraudes via Pix até golpes em plataformas de venda online, o que exige uma vigilância constante e uma atualização contínua das práticas de segurança.
Algo muito especial também é que em seu cartório existe um escrevente que trabalha no formato 100% Home Office. Pelo fato de o cartório atender o mais vasto público e também existir a possibilidade de realizar atos por videoconferência, se tornou mais seguro e eficaz deixar uma pessoa especializada a cuidar dessas funções online. Dessa forma, a serventia ainda consegue atender pessoas até de outros países que precisam resolver questões aqui ainda.
O cartório também se depara com a necessidade de educar melhor os operadores de direito sobre as ferramentas disponíveis, como os documentos notariais, que podem servir como prova em casos de ofensas na internet. Muitas pessoas ainda desconhecem o poder desses documentos, embora eles desempenhem um papel crucial na resolução de questões legais e na prova de crimes.
O Cartório do 3º Ofício de Notas de São Luís, sob a liderança de Carolina Miranda da Mota Ferreira, é um exemplo notável de como a tradição e a inovação podem coexistir e se complementar. A história rica do cartório e sua capacidade de se adaptar às mudanças tecnológicas e sociais refletem o compromisso contínuo com a excelência no serviço público e com a preservação da história e dos direitos dos cidadãos.
Fonte: Assessoria de Comunicação da ANOREG/MA