INICIATIVA DA COGEX FORTALECE COOPERAÇÃO E PROMOVE QUALIFICAÇÃO DAS INSPEÇÕES
A Coordenadoria de Inspeções da Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial (COGEX) realizou, na sexta-feira (8/5), uma imersão prática no 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar. A iniciativa integra um conjunto de ações de fortalecimento institucional que estão sendo implementadas pela corregedora-geral do Foro Extrajudicial, desembargadora Angela Salazar, para o biênio 2026-2028, como forma de aproximar a atuação do órgão à realidade prática dos cartórios, promovendo escuta, orientação, padronização técnica e melhoria contínua.
A atividade integrou uma ação voltada ao aperfeiçoamento das atividades fiscalizatórias no âmbito dos serviços extrajudiciais, com foco na padronização de procedimentos, na análise documental e na verificação prática da conformidade dos atos praticados com as normas vigentes. A proposta também buscou proporcionar vivência prática aos novos servidores que compõem a equipe de inspeção, contribuindo para a redução de inconsistências e para a melhoria contínua da ação fiscalizatória.
O objetivo da imersão prática é promover o intercâmbio, fortalecer a atuação técnica da equipe, aprimorar fluxos de trabalho das inspeções e ampliar a familiaridade dos servidores com a rotina das serventias extrajudiciais. A ação integra um dos sete eixos da gestão, que pretende implementar um modelo fiscalização mais qualificada, padronizada, dialogada e orientada à melhoria dos serviços prestados à população.
Participaram da imersão a coordenadora de Inspeções da COGEX, Máira Azevedo Vidal, integrantes da equipe de inspeções e o titular do 1º Ofício Extrajudicial de Paço do Lumiar, Felipe Truccolo. O delegatário recebeu a equipe e apresentou rotinas, fluxos internos, mecanismos de controle e boas práticas adotadas pela serventia.
Na avaliação de Máira Vidal, a iniciativa reflete a visão dialogada da gestão da corregedora-geral Ângela Salazar, ao compreender a inspeção não apenas como instrumento de fiscalização, mas também como ferramenta de orientação, aprimoramento e aproximação institucional com as serventias extrajudiciais.
"Promover uma imersão na realidade operacional de uma serventia de referência transcende o estudo teórico das normas e permite que o inspetor compreenda os gargalos reais do fluxo de trabalho extrajudicial. Entender o funcionamento do cartório ajuda a diferenciar o que é um erro sistêmico de uma falha humana isolada. A prática aproxima a visão fiscalizatória da realidade executiva, proporcionando a vivência humanizada e transformando o inspetor em um agente de aprimoramento”, destacou a coordenadora.
Ao acompanhar os fluxos internos de uma serventia, a equipe passa a compartilhar referências práticas sobre organização documental, rotinas administrativas, controle de atos e conformidade normativa. Esse trabalho colaborativo permite aperfeiçoar os instrumentos de inspeção e reduzir a subjetividade. Identificados critérios que possam gerar interpretações distintas, o roteiro de inspeção é ajustado para se tornar mais objetivo, direto e eficiente.
"A vivência permite ajustar os itens de inspeção. Se a equipe percebe que determinado critério é ambíguo na prática, o roteiro pode ser adequado para ser mais objetivo, reduzindo a possibilidade de interpretações distintas sobre o mesmo fato”, completou Máira Vidal.
BOAS PRÁTICAS E MECANISMOS DE CONTROLE E TRANSPARÊNCIA
Durante a visita, a equipe da COGEX conheceu práticas administrativas, mecanismos de controle interno e procedimentos de organização adotados pelo 1º Ofício de Paço do Lumiar. Felipe Truccolo apresentou rotinas voltadas à qualidade, à atualização constante dos serviços, à segurança dos atos notariais e registrais e à transparência dos fluxos internos. Ele destacou que a busca por qualidade e excelência está diretamente relacionada à necessidade de atualização permanente dos serviços cartorários.
"Nós precisamos estar sempre atualizados, não apenas na parte jurídica, que passa por constantes mudanças normativas, mas também na forma de trabalhar e administrar o cartório. A busca por qualidade e excelência está diretamente ligada a essa atualização. Quando os processos estão bem organizados, temos mais segurança de que o serviço está sendo prestado corretamente”, disse Felipe Truccolo.
Outro ponto verificado pela equipe da COGEX durante a imersão foi a estrutura de trabalho baseada nos níveis estratégico, tático e operacional, além da adoção de mecanismos de controle interno para garantir mais segurança, auditabilidade e transparência nos atos notariais e registrais. Felipe Truccolo explicou que esses mecanismos estão ligados ao sistema de gestão implementado no cartório, com definição de fluxos, responsabilidades, documentos necessários e critérios de validação dos atos praticados.
"O sistema de gestão está diretamente ligado aos mecanismos de controle interno e compliance. A gestão tem a ver com escolhas: quais documentos são necessários para a prática de determinado ato, se esses documentos são válidos e de que forma essas decisões são controladas. Quando não há um controle consciente dessas escolhas, elas acabam acontecendo de forma aleatória, muitas vezes influenciadas por vícios de cultura”, explicou.
A unidade também adota procedimentos internos padronizados, voltados à orientação da equipe, segurança de informações em cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) e à uniformização da execução dos serviços. Esses instrumentos auxiliam na prevenção de inconsistências, na organização documental e na preparação da serventia para auditorias e inspeções.
Fonte: Ascom da COGEX