JUDICIÁRIO INSTITUI POLÍTICA PARA PRESERVAR ARQUIVOS HISTÓRICOS DOS CARTÓRIOS DO MARANHÃO
O Tribunal de Justiça do Maranhão (TJMA) e a Corregedoria Geral do Foro Extrajudicial (COGEX) assinaram nesta quarta-feira (17/6), a Portaria Conjunta nº 18/2026, que institui a Política Arquivística para as Serventias Extrajudiciais do Maranhão e estabelece diretrizes e procedimentos de gestão documental, integração com o Poder Judiciário e supervisão técnica. A medida é a primeira do país que unifica os procedimentos de digitalização, guarda e preservação do acervo público dos cartórios, garantindo mais transparência, autenticidade e segurança jurídica para o cidadão.
A solenidade, realizada na sede do TJMA, teve a participação do presidente, desembargador Ricardo Duailibe; da corregedora-geral do Foro Extrajudicial, desembargadora Angela Salazar; da juíza auxiliar da Presidência do Conselho Nacional de Justiça Adriana Melonio, coordenadora do Grupo de Trabalho instituído pelo CNJ para discutir a matéria; da ouvidora-geral do TJMA, desembargadora Márcia Chaves; da presidente da Coordenadoria Estadual de Combate à Violência contra a Mulher do TJMA, desembargadora Socorro Mendonça; do desembargador Lourival Serejo; do historiador e coordenador do Arquivo Judiciário do TJMA, Christoferson Melo; da diretora-geral, juíza Ticiany Palácio; do juiz e juíza auxiliares da COGEX, Marcelo Moreira e Lavinia Macedo, e equipes.
Para o presidente do TJMA, desembargador Ricardo Duailibe, o Tribunal do Maranhão é um dos pioneiros no trabalho de transformar e buscar melhorias na preservação dos arquivos dos cartórios.
"Hoje, o povo tem liberdade de expressão, se queixa de fila em cartórios, e isso vai desaparecer com a melhoria da qualidade e tecnologia aplicada a esse serviço dos cartórios. Então está de parabéns o Poder Judiciário Maranhão”, avaliou.
A corregedora-geral do Foro Extrajudicial, desembargadora Angela Salazar, enfatizou que a Política Arquivística renovada é voltada a oferecer aos jurisdicionados, historiadores e pesquisadores cartórios organizados para atender a todas as demandas, com eficiente prestação de serviços relativos às suas atividades-fim e atividades-meio.
"Sinto-me entusiasmada para enfrentar o desafio de preencher o vácuo normativo estrutural que tínhamos até hoje, com uma realidade que apresentava pontos deficientes, para prestarmos um serviço público mais digno nas serventias extrajudiciais”, pontuou.
O desembargador Lourival Serejo definiu o ato como um marco para a organização e pesquisa do acervo histórico e uma conquista para o Judiciário maranhense. “Hoje, a fonte material principal da história de Maranhão está nesses documentos de cartório. Então, essa portaria regulariza, oficializa, estimula toda a conservação desse material. Isso tem uma repercussão para o futuro muito importante”, destacou.
“É um ato fundamental, um país que não cuida da sua memória, não trata do seu futuro, não enxerga o seu futuro, então o TJ do Maranhão está de parabéns pela assinatura desse ato, porque vai ajudar a preservar a nossa memória, que já muitas vezes é tão esquecida”, avaliou a juíza auxiliar do CNJ, Adriana Melonio.
POLÍTICA ARQUIVÍSTICA
A instituição da Política Arquivística para as Serventias Extrajudiciais do Maranhão leva em consideração, entre outros, que os serviços extrajudiciais possuem natureza de direito privado, mas os documentos produzidos ou recebidos em razão da delegação pública, especialmente aqueles vinculados à atividade-fim notarial e registral, possuem natureza pública, fé pública, valor probatório, informacional, jurídico e, em determinadas hipóteses, histórico. A implantação da Política Arquivística ocorrerá de forma gradual, proporcional e supervisionada, não excedendo 36 meses para as serventias de maior porte ou de maior risco documental.
A medida se aplica prioritariamente aos documentos arquivísticos decorrentes da atividade-fim das serventias extrajudiciais, em suporte analógico, digitalizado, híbrido ou nato digital, entendidos como aqueles que comprovam, instruem ou documentam os atos notariais e de registro praticados no exercício da delegação pública.
Consideram-se documentos da atividade-fim, entre outros, livros notariais e registrais, físicos ou eletrônicos; atos notariais e registrais, inclusive matrículas, assentos, registros, averbações, anotações, escrituras, procurações, atas notariais, protestos, títulos, documentos e certidões; documentos apresentados pelos usuários e usuárias para instrução, qualificação, lavratura, registro, averbação, autenticação, reconhecimento, protesto ou expedição de certidões; protocolos, indicadores, índices, fichas, classificadores, repositórios, bases de dados, imagens digitalizadas e metadados vinculados aos atos praticados; documentos eletrônicos, arquivos digitais, trilhas de auditoria, logs, backups, mídias de segurança, certificados, registros de autenticação e demais elementos necessários à comprovação da integridade, autenticidade, rastreabilidade e disponibilidade dos atos.
A Coordenadoria de Arquivo e Gestão Documental – CAGD do TJMA será a autoridade arquivística central no âmbito desta Política, competindo-lhe orientar tecnicamente a gestão de documentos nas serventias extrajudiciais; elaborar, validar tecnicamente ou propor o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (PCTTD) específicos para o Foro Extrajudicial do Maranhão, com base no Provimento CNJ nº 50, de 28 de setembro de 2015, nas normas do Conselho Nacional de Justiça, nas orientações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e nas peculiaridades locais, entre outras atribuições.
A COGEX será a autoridade fiscalizadora e correcional, responsável por supervisionar a implementação e execução da política arquivística nas serventias extrajudiciais; exigir diagnósticos, relatórios periódicos, planos de adequação, dossiês técnicos e informações relativas à gestão de documentos; fiscalizar a observância das normas arquivísticas, tecnológicas, correcionais e de proteção de dados aplicáveis aos serviços extrajudiciais, entre outras.
De acordo com a Portaria, as serventias extrajudiciais do Estado do Maranhão deverão manter arquivo próprio, destinado à gestão, guarda e preservação dos documentos, observando os princípios da gestão de documentos e as orientações técnicas.
O arquivo de cada serventia deverá dispor de instalações físicas adequadas, que assegurem espaço suficiente para o acondicionamento, armazenamento, movimentação e
consulta dos documentos; mobiliário apropriado; equipamentos que garantam a integridade física dos suportes documentais; controle de iluminação, temperatura e umidade; sistemas de segurança e prevenção de sinistros; organização compatível com a localização célere dos documentos e separação adequada entre documentos de naturezas distintas. As serventias extrajudiciais deverão garantir condições ambientais estáveis para preservação documental, observando os parâmetros recomendados pelo CONARQ, pelo CNJ e pela CAGD.
CLASSIFICAÇÃO E DESTINAÇÃO FINAL
Os documentos decorrentes da atividade-fim, considerados públicos por natureza, deverão ser classificados e avaliados de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – PCTTD; organizados, acondicionados e arquivados de modo a garantir o acesso, a preservação, a integridade e a segurança das informações; digitalizados, quando permitido, observando-se as normas técnicas de autenticidade, integridade, rastreabilidade, qualidade da imagem, metadados, indexação e preservação digital; submetidos à avaliação documental periódica, visando à definição de sua destinação final, conforme os prazos estabelecidos no PCTTD; mantidos sob guarda e responsabilidade do delegatário ou da delegatária, do interino ou da interina, ou, do interventor ou da interventora, até que cumpram o prazo de guarda e possam ser eliminados, preservados ou, quando cabível, objeto de cooperação técnica para tratamento arquivístico.
A Portaria determina a vedação à eliminação de livros de guarda permanente; atos, assentos, matrículas, registros, averbações ou documentos com valor permanente; documentos necessários à expedição de certidões; documentos relacionados a procedimentos pendentes; documentos requisitados pelo Poder Judiciário, Ministério Público, autoridade competente ou órgão correcional; documentos submetidos a investigação, reclamação, inspeção, correição, auditoria ou procedimento administrativo em curso; documentos cuja preservação seja necessária à defesa de direitos dos usuários e das usuárias ou de terceiros ou terceiras; documentos com valor histórico, social, institucional ou cultural reconhecido.
Fonte: Ascom do TJ/MA