PARE DE APAGAR INCÊNDIOS. TENHA O DIAGNÓSTICO – POR ARTHUR DEL GUÉRCIO NETO
É comum que o sucesso de um cartório seja medido pelo volume de atos praticados. Mas a gestão moderna mostra um paradoxo importante: alto volume não significa, necessariamente, alta eficiência ou rentabilidade.
Um cartório que produz muito, mas enfrenta longas filas, alto índice de erros ou custos operacionais elevados, não está crescendo — está apenas apagando incêndios.
A gestão por indicadores (KPIs) é o método que permite ao tabelião enxergar além da conformidade. Ela transforma o dia a dia em diagnósticos precisos, revelando onde há perdas, gargalos e oportunidades reais de melhoria.
KPIs que o tabelião precisa ter no radar
Para uma gestão completa, os indicadores devem atingir os três pilares essenciais da serventia: produtividade, financeiro e qualidade.
Produtividade
- Tempo médio de espera (TME)
Mostra a experiência do usuário. Um TME alto indica gargalos no atendimento.
- Produtividade por colaborador/dia
Ajuda a identificar eficiência individual e necessidades de treinamento.
Financeiro
- Taxa de inadimplência de emolumentos
Indica falhas nos processos de cobrança. É dinheiro que pode (e deve) ser recuperado.
- Custo operacional por ato registrado
A métrica que revela sua margem real. Custos altos reduzem a capacidade de investimento.
Qualidade
- Taxa de retificações ou erros
Fundamental para a segurança jurídica. Reduzir essa taxa diminui retrabalho, riscos e reclamações.
O erro mais comum: medir apenas o volume
Muitos gestores olham somente para o total de atos e tratam esse número como indicador de desempenho. Mas isso é apenas o resultado final.
O KPI verdadeiro está na eficiência com que o volume foi alcançado.
Exemplo:
- Métrica de volume: total de escrituras lavradas.
- KPI de ação: tempo médio para concluir uma escritura (do protocolo à assinatura).
Se o tempo está alto, o gestor sabe exatamente onde investigar: coleta de documentos, elaboração da minuta, conferência ou digitalização.
Estratégia prática em 3 etapas
1. Defina o padrão de excelência
Com base no histórico, estabeleça metas claras:
“Nosso TME deve ficar abaixo de 15 minutos.”
“A inadimplência não pode passar de 0,5%.”
2. Monitore pelo sistema de gestão
Extraia os dados em tempo real. Indicador de cartório deve ser acompanhado diariamente — nunca apenas ao final do mês.
3. Aplique o ciclo PDCA
- Identifique o desvio: o TME subiu para 20 min.
- Investigue a causa: lentidão no protocolo.
- Execute a correção: redistribuição de equipe ou automatização da triagem.
- Meça novamente: o indicador voltou ao padrão?
Os números mostram o caminho. A gestão ajusta.
No ambiente dinâmico e altamente fiscalizado das serventias extrajudiciais, gestão por indicadores não é tendência — é sobrevivência.
Transformar dados em inteligência gerencial permite decisões claras, sustentáveis e alinhadas à excelência.
Chega de agir no escuro.
Com indicadores, o cartório deixa o achismo para trás e evolui com precisão, eficiência e segurança.
*Arthur Del Guércio Neto – Tabelião de Notas e Protestos em Itaquaquecetuba. Especialista em Direito Notarial e Registral. Especialista em Formação de Professores para a Educação Superior Jurídica. Escritor e Autor de Livros. Palestrante e Professor em diversas instituições, tratando de temas voltados ao Direito Notarial e Registral. Membro da Comissão de Direito Notarial e Registral da OAB do Estado de São Paulo. Membro da Comissão de Direito Notarial do IBDFAM Nacional. Coordenador do Blog do DG (www.blogdodg.com.br)
Fonte: Blog do DG